La importancia de la formación de los usuarios

La formación juega un papel trascendental en la implantación con éxito de una nueva solución, cualquiera que sea, en la empresa. Sin una formación adecuada, no se podrá obtener el retorno de la inversión, la eficacia y las ventajas esperadas.

Dos de los factores clave en el éxito final son la formación de sus usuarios y una correcta gestión del cambio, muy por encima de la funcionalidad, del equipo de implantación o de las soluciones técnicas.

Normalmente, la parte presupuestaria de un proyecto que se destina a la formación es muy inferior a lo que debería suponer, siendo como es uno de los factores críticos. Esta carencia incrementa el riesgo en los proyectos y se ve agravada por unas malas prácticas que no hacen más que multiplicar las deficiencias. Estas malas prácticas se producen porque las empresas consideran la formación, dentro de un proyecto de implantación de una nueva solución, como una parte más y poco importante. Se minimizan los esfuerzos en formar a los usuarios con el argumento que ya irán aprendiendo con el tiempo durante la realización de su trabajo diario.

Como resultado de este conjunto de factores, la empresa, que ha invertido una gran cantidad de dinero en adquirir la mejor solución, se encuentra con que sus usuarios solo pueden aprovechar una parte mínima de su potencial.

Esto resulta además en la frustración de los profesionales que hacen uso de la solución, que tienen que enfrentarse al reto del nuevo sistema, sin tener en su mano ni la información, ni la formación necesaria o la documentación de apoyo imprescindible. Al no poder extraer el máximo partido de la solución, la empresa nunca podrá obtener el retorno de la inversión que se espera de ella.

Así, el plan de formación ha de tener:

• Un objetivo. Tener a los usuarios formados y con los elementos necesarios para resolver sus posibles problemas de uso de la nueva herramienta. Si se cumple, se reducen de manera notable los recursos necesarios en el soporte posterior a la instalación, que pueden convertirse en un gasto importante no planificado.
• Una oferta global. Ha de cubrir toda la variedad de perfiles y roles y disponer de validaciones para controlar el retorno de la formación. Es importante tratar de forma individualizada el proyecto de formación.
• Una adecuada gestión del cambio. Cuáles son las razones para la transformación, qué se espera de los usuarios y la relevancia de los cambios que se producirán.
• Documentación: Manuales, ejercicios prácticos, e-learning, foros, etc. Sencilla de actualizar, homogénea y de fácil acceso con ayudas contextuales.

Con esto conseguiremos que la nueva solución tenga muchas posibilidades de lograr el objetivo que se propuso en el momento de su adquisición, su utilización a pleno rendimiento.

Xavier Capellades

Gerente